Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce przestało być wyjątkiem i powoli staje się standardem w wielu branżach. Według danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, w 2023 roku wydano ponad 365 tysięcy zezwoleń na pracę dla obcokrajowców. Najwięcej z nich dotyczyło obywateli Ukrainy, Białorusi, Indii oraz Nepalu. Co ciekawe, rośnie również liczba wysoko wykwalifikowanych specjalistów przyjeżdżających do Polski z Niemiec, Francji czy Hiszpanii. Dla firm i działów HR oznacza to konieczność sprawnego poruszania się w gąszczu procedur urzędowych. Każda pomyłka czy brak dokumentu może wydłużyć proces zatrudnienia, a czasami nawet uniemożliwić rozpoczęcie pracy przez nowego pracownika. Kluczową rolę odgrywają tu tłumaczenia – szczególnie tłumaczenia przysięgłe, które nadają dokumentom pełną moc prawną w polskich instytucjach.
Jakie dokumenty najczęściej wymagają tłumaczenia
Nie ma jednej, uniwersalnej listy dokumentów, które zawsze trzeba tłumaczyć. Wiele zależy od rodzaju zatrudnienia i od tego, z jakiego kraju pochodzi pracownik. W praktyce jednak dział HR powinien przygotować się na to, że konieczne będzie tłumaczenie aktów stanu cywilnego, takich jak akt urodzenia czy akt małżeństwa, dokumentów tożsamości, dyplomów i świadectw pracy, a także pozwoleń na pobyt i zezwoleń na pracę. Urzędy w Polsce akceptują wyłącznie dokumenty w języku polskim, a tłumaczenie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego. To osoba posiadająca specjalne uprawnienia nadane przez Ministerstwo Sprawiedliwości, a jej podpis i pieczęć nadają dokumentom rangę równą oryginałowi. Zwykłe tłumaczenie, nawet bardzo dokładne, nie ma w tym kontekście żadnej wartości prawnej. W praktyce oznacza to, że jeśli cudzoziemiec dostarczy do HR dyplom przetłumaczony w swoim kraju przez lokalnego tłumacza, polski urząd nie przyjmie takiego dokumentu. Konieczne będzie wykonanie tłumaczenia przysięgłego w Polsce, co automatycznie wydłuży cały proces.
Co się dzieje, gdy tłumaczenie nie spełnia wymogów
Z perspektywy HR kluczowy jest czas. Firma często planuje zatrudnienie pracownika w ściśle określonym terminie – np. na początek nowego projektu. Jeśli urząd odrzuci dokumenty z powodu błędów w tłumaczeniu, cała procedura się wydłuża. Przykład z praktyki: jedna z warszawskich firm IT zatrudniała specjalistę z Niemiec. Kandydat dostarczył tłumaczenie dyplomu, które na pierwszy rzut oka wyglądało profesjonalnie. Dopiero przy składaniu dokumentów w urzędzie okazało się, że przekład został wykonany przez zwykłego tłumacza, a nie tłumacza przysięgłego. Urząd odrzucił dokument, a dział HR musiał od nowa zlecać tłumaczenie – tym razem już w Polsce. Rekrutacja opóźniła się o ponad trzy tygodnie, a firma musiała przesunąć start projektu. Takie sytuacje nie należą do rzadkości. Działy HR, które nie współpracują na stałe z biurem tłumaczeń, ryzykują, że podobne błędy powtórzą się wielokrotnie.
Tempo rekrutacji a tłumaczenia ekspresowe
Statystyki pokazują, że w ponad 60% przypadków cudzoziemcy rozpoczynają pracę w Polsce w trybie przyspieszonym – firmy potrzebują ich „na już”. To oznacza, że dokumenty muszą być przygotowane błyskawicznie. Standardowy czas oczekiwania na tłumaczenie przysięgłe wynosi od dwóch do pięciu dni roboczych. Dla HR-owców to często za długo. Dlatego biura tłumaczeń, takie jak Langease, oferują usługę tłumaczeń ekspresowych realizowanych w ciągu 24 godzin, a często nawet tego samego dnia. Dzięki temu dokumenty trafiają do urzędu zgodnie z harmonogramem, a pracownik może rozpocząć zatrudnienie bez opóźnień.
Różne języki, różne wyzwania
Chociaż największa grupa cudzoziemców w Polsce pochodzi z Ukrainy i Białorusi, coraz częściej do HR trafiają dokumenty w językach mniej popularnych. Indyjski dyplom inżyniera w hindi, świadectwo pracy z Nepalu, czy arabski certyfikat zawodowy – to przykłady, które jeszcze dekadę temu były rzadkością, a dziś pojawiają się coraz częściej. Każdy z tych dokumentów wymaga tłumacza przysięgłego danego języka. Znalezienie odpowiedniego specjalisty na własną rękę bywa trudne i czasochłonne. Profesjonalne biuro tłumaczeń współpracuje z tłumaczami wielu języków, dzięki czemu dział HR ma pewność, że dokument zostanie przetłumaczony zgodnie z wymogami, niezależnie od tego, z jakiego kraju pochodzi pracownik.
Forma dokumentów – oryginały, kopie i e-dokumenty
Nowym wyzwaniem dla HR są dokumenty elektroniczne. Coraz częściej kandydaci przesyłają swoje dokumenty w formie skanu lub pliku PDF. Tłumacz przysięgły może na tej podstawie wykonać przekład, ale ma obowiązek zaznaczyć w tłumaczeniu, że pracował na podstawie kopii, a nie oryginału. Dla urzędu to istotna informacja i w niektórych przypadkach może zdecydować o akceptacji lub odrzuceniu dokumentu. Pojawia się też kwestia tłumaczeń w formie e-dokumentów, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza. Choć przepisy nadają im pełną moc prawną, w praktyce nie wszystkie urzędy i kancelarie notarialne je akceptują. Dlatego rola biura tłumaczeń polega również na doradzeniu klientowi, która forma będzie najlepsza w danym przypadku.
Dlaczego HR powinien współpracować z biurem tłumaczeń
Samodzielne organizowanie tłumaczeń przez dział HR to ryzyko błędów, opóźnień i dodatkowych kosztów. Profesjonalne biuro tłumaczeń działa jak partner – nie tylko wykonuje przekład, ale też doradza, które dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego, kontaktuje się z urzędami i dobiera odpowiedni tryb realizacji. Dzięki temu HR ma mniej stresu i więcej pewności, że proces rekrutacji cudzoziemca przebiegnie sprawnie. Zamiast tracić czas na tłumaczenie wymogów urzędowych, pracownicy działu HR mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne – czyli na budowaniu zespołu i wdrażaniu nowych pracowników.
Tłumaczenia w branży HR to kluczowy element procesu zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Od ich jakości i formy zależy, czy pracownik będzie mógł rozpocząć pracę na czas, czy też procedura się wydłuży. Profesjonalne biuro tłumaczeń, takie jak Langease, wspiera firmy w całym procesie – od doradztwa, przez tłumaczenia ekspresowe, po dostosowanie dokumentów do wymogów konkretnego urzędu. W praktyce oznacza to szybsze zatrudnianie, mniej formalności i brak ryzyka błędów, które mogą kosztować firmę utratę cennego kandydata.